Tipus d’usuari: administrador d’ens, de fons i arxiver
El registre d’accessos inclou l’historial de les consultes realitzades en els documents/paquets que es troben arxivats a la plataforma.
Nota:
L’administrador d’ens només pot consultar les accions del seu ens i dels seus fons vinculats
L’administrador de fons i arxiver només pot consultar les accions del fons que està gestionant
Consulta del registre d’accessos
Quan l’usuari fa una consulta del registre d’accessos el sistema li mostra en forma de taula totes les operacions de consulta realitzades sobre els PIA, fins a un màxim de 1000 accessos. En cas de superar aquest màxim, la plataforma mostraria les 1000 accions més recents.
En concret, les dades que es registren són les següents:
- Identificador accés
- Usuari/aplicació que ha accedit al recurs. Inclou les dades bàsiques extretes del certificat digital amb el qual s’ha autenticat a la plataforma. En el cas de persones físiques es captura el nom, cognoms i número identificatiu. En el cas de les aplicacions de confiança captura el nom d’aquesta.
- Data de l’accés/consulta
- Acció realitzada. Aquestes poden ser:
- Consulta PIA
- Descàrrega
- Generació còpia autèntica
- Conversió en línia de documents
- Descàrrega informe d’evidència
- Identificador del fitxer consultat
- Nom del fitxer consultat
- Ens/arxiu on es troba custodiat el document
- Fons documental on es troba custodiat el document
Filtrar o cercar registres d’accessos
Per tal de facilitar les cerques, els administradors poden fer un filtratge clicant a “Filtra”
Es pot observar que hi ha filtres per:
- Identificador:
- D’acció
- De paquet d’informació
- Acció:
- Consulta PIA, descàrrega, generació còpia autèntica, conversió en línia de documents i descàrrega informe d’evidència
- Identificador del fitxer
- Nom del fitxer
- Usuari
- La data de l’acció
Generació llistat del registre d’accions
Des de la llista de resultats, l’usuari té la possibilitat de crear un informe en format Excel. Aquest es genera en el moment de demanar-lo i es descarrega al navegador del client.
