La plataforma iARXIU utilitza, de forma nativa,  els vocabularis que s’esmenten en el document “Vocabulari de metadades” que es pot consultar a: http://www20.gencat.cat/docs/Patrimoni/06_arxius/07_Difusio_cultural/Publicacions/static_files/Voc_metadates_02.pdf

Ingrés d’un document

Les metadades mínimes que s’han d’informar són les següents:

  • Codi de referència
  • Codi de classificació (s’informa automàticament al triar la sèrie)
  • Sèrie documental
  • Títol
  • Data de creació
  • Volum i Suport
  • Nivell de descripció (amb el valor fix “Unitat documental simple”)

Ingrés d’un expedient

Quan es vol ingressar un expedient s’han d’informar metadades a nivell d’expedient i per cadascun dels documents que formen part de l’expedient.

Les metadades mínimes a nivell d’expedient són:

  • Codi de referència
  • Número Expedient
  • Codi de classificació (s’informa automàticament al triar la sèrie)
  • Sèrie documental
  • Títol
  • Data d’obertura
  • Data de tancament
  • Nom productor
  • Classificació seguretat i accés
  • Nivell de descripció (amb el valor fix “Unitat documental composta”)

Les metadades mínimes a nivell de document són:

  • Codi de referència
  • Títol
  • Data de creació
  • Volum i Suport
  • Nivell de descripció (amb el valor fix “Unitat documental simple”)

Aquestes metadades del document que forma part de l’expedient es poden informar automàticament utilitzant una funcionalitat que proporciona l’eina.