iARCHIVO es un repositorio electrónico para almacenar y custodiar los documentos electrónicos, de forma que se pueda garantizar su integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, seguridad, recuperación y conservación a largo plazo. Este repositorio funciona a modo de archivo central y/o archivo histórico y está pensado para la documentación semiactiva y/o histórica.
Además incluye la prestación de unos servicios específicos relacionados con la preservación digital para tratar los problemas derivados de la fragilidad de los soportes y la obsolescencia tecnológica, ya sea del hardware, el software o de los formatos de los documentos. Por ejemplo:
- servicios de migración de documentos
- servicios de visualización de archivos
- un servicio de evidencia electrónica relacionado con la preservación de firmas electrónicas.
En concreto, yARCHIVO, contempla los siguientes módulos funcionales:
Módulo de ingreso
- Creación de peticiones de transferencia de documentos/expedientes
- Aprobar, rechazar y aceptar las solicitudes de transferencia de documentos/expedientes
Módulo de archivo
- Gestión del repositorio digital
- Para garantizar la conservación y archivo de los documentos electrónicos, el Consorci AOC aplica lo que prevé el Esquema Nacional de Seguridad en cuanto al cumplimiento de los principios básicos y de los requisitos mínimos de seguridad mediante la aplicación de las medidas de seguridad adecuadas a los medios y soportes en los que se almacenan los documentos
Módulo de consulta
- Búsqueda básica y avanzada mediante los metadatos de los documentos/expedientes
- Consulta online de los documentos
- Expedición de copias auténticas y conversión online de los documentos a nuevos formatos
- Descarga del informe de evidencia
- Descarga de paquetes de información de consulta
Módulo de administración
- Gestión de los usuarios de la plataforma
- Gestión de las políticas de acceso a los documentos
- Gestión de las políticas de retención y disposición de los documentos
- Gestión de las series documentales
- Gestión de las plantillas de metadatos
- Consulta estadísticas de uso
- Consulta del registro de acciones y accesos
Módulo de Preservación
- Gestión y ejecución de políticas de migración de documentos, de consistencia y de sellado.
- Gestión de los formatos de los archivos
- Preservación de las firmas electrónicas