Los usuarios que pueden operar con la plataforma iARCHIVO son los siguientes:
- Administrador de ente: aquel usuario designado por el ente productor y/o archivo encargada de asumir las funciones propias de la gestión de su archivo. Las tareas que le corresponden son las siguientes:
- Gestión del fondo documental
- Gestión de las series documentales, siempre y cuando se haya solicitado la gestión centralizada a nivel de ente
- Gestión de los usuarios del ente
- Consulta del registro de acciones
- Consulta del registro de accesos
- Consulta de estadísticas
- Consulta de estadísticas de almacenamiento
- Acceder al módulo de consulta y visualización de documentos de todo el ente
- Administrador de fondos: aquel usuario designado por el administrador de ente encargada de asumir las funciones propias de la gestión de su fondo documental. Las tareas que le corresponden son las siguientes:
- Gestión de usuarios internos y archiveros
- Gestión de plantillas
- Gestión de los vocabularios
- Gestión de las carpetas preingreso
- Consulta del registro de acciones
- Consulta del registro de accesos
- Consulta de estadísticas
- Acceder al módulo de consulta y visualización de documentos del fondo
- Archivero: aquel usuario designado por cada administrador de fondos que asume las funciones de gestión y validación de las transferencias de los PIT, la gestión de los ingresos y determina, entre otros, las políticas de acceso, de ciclo de vida y de preservación que afecta a los PIA. Las tareas que le corresponden son las siguientes:
- gestión de las series documentales
- gestión de los grupos de usuarios
- gestión de las políticas que afectan a los documentos/expedientes:
- políticas de acceso
- políticas de disposición
- políticas depreservación
- Ingresos de PIT
- Acceder al módulo de consulta y visualización de documentos del fondo
- Usuario interno: aquel usuario que forma parte de la estructura organizativa del ente productor y/o archivo y que puede realizar las siguientes funciones:
- Realizar solicitudes de preingreso de PIT
- Acceder al módulo de consulta y visualización de documentos, siempre y cuando tenga los permisos adecuados.
Nota: Todos estos usuarios deben ser obligatoriamente usuarios de la plataforma EACAT del Consorci AOC.
El administrador de ente lo da de alta el Consorci AOC a partir de los datos que constan en la solicitud de alta en el servicio.
El resto de usuarios ya son administrados por parte del administrador de ente, de fondo y archivero respectivamente.