La plataforma iARXIU utilitza, de forma nativa, els vocabularis que s’esmenten en el document “Vocabulari de metadades” que es pot consultar a: http://www20.gencat.cat/docs/Patrimoni/06_arxius/07_Difusio_cultural/Publicacions/static_files/Voc_metadates_02.pdf
Ingrés d’un document
Les metadades mínimes que s’han d’informar són les següents:
- Codi de referència
- Codi de classificació (s’informa automàticament al triar la sèrie)
- Sèrie documental
- Títol
- Data de creació
- Volum i Suport
- Nivell de descripció (amb el valor fix “Unitat documental simple”)
Ingrés d’un expedient
Quan es vol ingressar un expedient s’han d’informar metadades a nivell d’expedient i per cadascun dels documents que formen part de l’expedient.
Les metadades mínimes a nivell d’expedient són:
- Codi de referència
- Número Expedient
- Codi de classificació (s’informa automàticament al triar la sèrie)
- Sèrie documental
- Títol
- Data d’obertura
- Data de tancament
- Nom productor
- Classificació seguretat i accés
- Nivell de descripció (amb el valor fix “Unitat documental composta”)
Les metadades mínimes a nivell de document són:
- Codi de referència
- Títol
- Data de creació
- Volum i Suport
- Nivell de descripció (amb el valor fix “Unitat documental simple”)
Aquestes metadades del document que forma part de l’expedient es poden informar automàticament utilitzant una funcionalitat que proporciona l’eina.