Quan es fa un ingrés, la plataforma comprova si el paquet d’informació ja existeix (control d’unicitat). En cas de ser així es rebutjarà l’ingrés. L’objectiu, per tant, és evitar la duplicitat de paquets ingressats a iArxiu a la mateixa parella entitat / fons independentment de qui l’ingressi.
Per esbrinar si un paquet està ja ingressat no s’analitza el contingut complet dels paquets sinó les seves metadades. S’ha implementat un mecanisme de generació d’una marca identificativa única (hash) per paquet, la qual s’obté a partir de certes metadades del paquet.
Els criteris per decidir la marca d’unicitat dels paquets d’informació són els següents:
Unitats documentals compostes
Per comprovar la unicitat de les unitats documentals compostes es comproven les següents metadades del expedient:
- Codi de referència
- Codi de classificació
- Número d’expedient
- Data d’obertura d’expedient
- Data de tancament expedient
- Unitat productora (pot no venir informat, si està el fem servir)
Unitats documentals simples
Per comprovar la unicitat dels documents sols, que ses transfereixen sense formar part d’una unitat documental composta es comproven les següents metadades:
- Codi de referència
- Codi de classificació
- Títol
- Data de creació
Quan s’intenta ingressar un paquet d’informació que ja ha estat ingressat anteriorment apareix el següent missatge d’error a la web:
