Les polítiques de retenció i disposició determinen el període de temps que els PIA han de romandre a la plataforma (període de retenció) en funció dels seus valors i assegurar la seva disposició corresponent: eliminació total, eliminació parcial (mostreig numèric, buidat selectiu, mostreig cronològic, eliminació fitxers i conservació metadades), conservació permanent i transferència.
Per retenció s’entén el període de temps durant el qual un determinat PIA ha de ser emmagatzemat o arxivat a la plataforma.
Per disposició, cal entendre aquells processos associats amb la determinació del seu destí, és a dir, quines accions poden passar en la data especificada en la política:
- Eliminació total: aquesta política eliminarà el paquet amb l’identificador indicat o bé tots els paquets de la sèrie documental indicada.
- Eliminació parcial per mostreig numèric: aquesta política també s’executa als paquets en funció de certes dates del paquet, i l’arxiver pot optar per informat un rang de dates o un temps passat a partir d’una certa data. En aquest cas es demanarà el % de paquets a conservar. Un cop indicat, la plataforma crearà la llista d’elements a eliminar agafant identificadors de forma aleatòria entre els que compleixen les condicions inicials.
- Eliminació parcial per buidat selectiu: aquesta política elimina tots els documents que formen part d’un PIA que tenen informat en el camp “document essencial” el valor “No”. Si un expedient es queda sense cap document, s’elimina l’expedient i tot el PIA. Els expedients que no informin si un document és o no essencial, no quedaran afectats per la política.
- Eliminació parcial per mostreig cronològic: aquesta política permetrà informar les terminacions d’any sobre les que aplicarà la conservació. S’introdueixen les terminacions, en cas de que siguin vàries, separades per comes. Per exemple: 5, 7, 8, conservarà els paquets creats en els anys acabats en 5, en 7 i en 8 i eliminarà la resta.
- Eliminació de fitxers: aquesta política de retenció permetrà eliminar els binaris (tots els del paquet) mantenint les metadades. Per al cas d’expedients, l’usuari podrà escollir si vol eliminar també les metadades del document associat. En cas de documents independents, sempre es conservarien les metadades.
- Conservació permanent: aquesta política no realitza cap acció sobre els paquets, de forma que no seran eliminats ni transferits els paquets de la sèrie indicada.
- Transferència: la transferència està limitada a transferències de paquets d’una instància d’iArxiu a la mateixa. Les úniques dades addicionals a demanar són l’ens i el fons destinatari. En el moment que s’executa aquesta política, iArxiu realitzarà les següents accions amb els paquets:
- El sistema comprova la consistència del paquet a transferir
- El sistema canvia les metadades de fons i ens als que consten a la política
- Canvia l’històric afegint l‘operació de transferència realitzada i els canvis realitzats en les metadades
- Ressegella el paquet