Tipus d’usuari: arxiver
Les polítiques de retenció i disposició determinen el període de temps que els PIA han de romandre a la plataforma (període de retenció) en funció dels seus valors i assegurar la seva disposició corresponent: eliminació total, eliminació parcial (mostreig numèric, buidat selectiu, mostreig cronològic, eliminació fitxers i conservació metadades), conservació permanent i transferència.
Per retenció s’entén el període de temps durant el qual un determinat PIA ha de ser emmagatzemat o arxivat a la plataforma.
Per disposició, cal entendre aquells processos associats amb la determinació del seu destí, és a dir, quines accions poden passar en la data especificada en la política: la transferència, l’eliminació o la conservació dels PIA.
Aquestes polítiques de retenció i disposició permeten a l’arxiver predeterminar, de forma congruent amb la legislació vigent sobre gestió d’arxius i documents (Llei 10/2001 i les TAAD), els factors de conservació aplicables a un determinat PIA o conjunt de PIA.
Alta política de disposició
Per donar d’alta una nova política l’usuari ha de clicar a “Afegeix nova política” dins de l’apartat de “Gestió polítiques de disposició” de la pestanya “Administració”.
Els camps a informar són els següents:
- Dades identificatives:
- Sèrie documental (desplegable amb les sèries donades d’alta)
- Identificador del PIA
- Dades descriptives:
- Nom de la política
- Descripció de la política
- Codi TAAD, títol TAAD, publicació ordre al DOGC i Resolució de la CNAATD
- Motiu de la política i correu electrònic a qui es notificarà quan es vagi a procedir a l’execució de la política (es poden afegir més d’una adreça de correu electrònic separant-les mitjançant una coma)
- Acció a realitzar. Una de les següents:
- Eliminació total
- Eliminació parcial (s’indica percentatge de conservació)
- Eliminació parcial per buidat selectiu (eliminarà els documents no essencials)
- Eliminació parcial per mostreig cronològic (s’indica la terminació de l’any de creació dels documents a conservar)
- Eliminació de fitxers (només elimina binaris)
- Conservació permanent
- Transferència (s’indica ens i fons destinataris)
- Pendent de revisió
- Condicions d’accions:
- Que la data d’obertura o de tancament estigui entre unes dates o bé
- Període de retenció a comptar a partir dels valors del camp data obertura/tancament
- Execució de la política:
- Data d’inici d’execució.
- Freqüència d’execució (en anys, mesos o dies)
Un cop s’han emplenat totes les dades la política s’ha creat correctament:
Modificació política
La modificació d’una política permet a l’arxiver modificar algunes les dades d’una política.
Activació/desactivació política
L‘activació / desactivació de polítiques permet a l’arxiver arrencar o parar una determinada política. Les polítiques actives creen les tasques i operacions corresponents, i les polítiques inactives no executen cap acció, però es poden consultar les seves dades.
Consulta execucions
La consulta d’execucions i resultats permet a l’arxiver veure quines han estat les execucions de la política, ordenades de més recent a més antiga. Per consultar quins PIA s’han vist afectat per l’aplicació de la política cal consultar el registre d’accions.
Les dades que es mostren a la consulta per cadascuna de les execucions de la política són les següents:
- Hora d’inici de l‘execució
- Hora de finalització de l‘execució
- Resultat de l’execució. Els estats possibles són:
- Correcte
- Error
- Execució en curs
- Nombre de paquets afectats o tractats durant l’execució
Eliminació política
Aquesta opció permet eliminar una política.