Tipus d’usuari: arxiver i usuari intern
L’usuari intern/arxiver procedirà a la creació dels corresponents paquets d’informació de transferència (PIT) en els que inclourà aquells documents que vol ingressar. El procés bàsic per a fer un preingrés és el següent:
- L’usuari clica el enllaç Nou preingrés que apareix al marge superior dret de la figura anterior o bé clica el enllaç Preingrés paquets d’informació del menú d’ingrés:
- Selecciona quina plantilla utilitzarà per a descriure la unitat documental simple o composta que vol ingressar:
- En el cas de pujar un fitxer ZIP la plataforma li demanarà si la unitat documental inclou signatures del tipus detached o bé és una estructura lliure:
- Un cop pujat el contingut, seleccionada la plantilla i, en el cas d’un fitxer ZIP quin tipus de fitxer comprimit és, l’usuari ha de clicar a envia per procedir a l’emplenat de les metadades
- El PIT es crea a la zona de Preingrés per a la seva descripció. A més a més, la plataforma automàticament:
- Associa el ZIP o document al paquet de preingrés.
- A cada node li dóna el nom de la carpeta o fitxer segons correspongui
- Per cada fitxer associa el seu format segons la seva extensió
- Presenta un llistat de l’estructura del PIT a l’usuari i de les metadades a emplenar
- Informa, mitjançant una icona, si les metadades obligatòries de cada node de metadades estan informades o no.
- L’estat del preingrés és “preingrés incomplet” ja que no s’han informat totes les metadades obligatòries.
- El següent pas és emplenar les metadades de les diferents unitats clicant a Edita/consulta metadades. El sistema presenta un formulari de metadades amb els camps a emplenar. Els camps obligatoris apareixen marcats amb un asterisc. Un cop emplenades totes les metadades cal clicar al botó “desa” per guardar els canvis.
- En el cas de les unitats documentals compostes, un cop emplenades les seves metadades, la plataforma permet emplenar automàticament les metadades de les unitats documentals simples que la conformen clicant a l’enllaç emplenat metadades. Si no es vol utilitzar aquesta opció, l’usuari pot emplenar manualment les metadades clicant a l’enllaç corresponent a cada unitat documental simple.
- En aquest moment el preingrés queda en l’estat “preingrés autoritzat” i ja es pot procedir al seu ingrés. La tasca d’ingressar només la pot realitzar l’arxiver.
Els paquets d’informació de transferència que han generat els usuaris interns romandran a l’àrea de preingrés (sempre i quan el seu estat sigui “preingrés autoritzat”) en espera que
l’arxiver corresponent procedeixi al seu ingrés definitiu.