La única manera de subir una unidad documental compuesta (un expediente o dossier formado por 1 donde documentos) por la web de iARCHIVO es mediante un archivo comprimido del tipo .zip.
Ahora bien, la estructura que debe tener este archivo .zip dependerá del tipo de documentos que contenga:
- Unidades documentales compuestas que contengan documentos firmados con firma detached o independientes
- Unidades documentales compuestas que NO contengan documentos firmados con firma detached o independientes
Unidades documentales compuestas con documentos firmados con firma detached
En este caso, por requisitos de la plataforma, la estructura del ZIP debe ser la siguiente: un primer nivel con una carpeta que identifica en el expediente y dentro de esa carpeta debe crearse una subcarpeta por cada documento que forma parte del expediente. Si además, el documento incorpora una firma electrónica del tipo detached (independiente) se debe crear una subcarpeta llamada firma para su inclusión.
Esto es necesario porque la plataforma iARCHIVO deberá validar los documentos que lleven asociadas firmas, y es importante que éstas queden asociadas correctamente a los documentos que firman (firmas independientes).
Cuando un usuario quiera subir una unidad documental compuesta de este tipo debe indicarlo antes de subir el archivo .zip. Debe seleccionar la opción “estructura rígida”.
Unidades documentales compuestas SIN documentos firmados con firma detached
En este caso se permite subir un archivo comprimido .zip sin importar la estructura interna que tenga dentro. Esto significa que el archivo comprimido puede:
- Contener carpetas o subcarpetas
- Contener archivos en el primer nivel o dentro de carpetas
- Sin límite de documentos o archivos (dentro de los límites que establece la plataforma)
- Si hay más de un documento con el mismo nombre, se evita esta duplicidad añadiendo un sufijo numérico ( _1 , _2 , etc.).
Limitación: No se permite incluir carpetas o archivos que en su nombre tengan caracteres “extraños” como acentos, signos de puntuación, etc. En este caso la plataforma devolvió error: "Error extrayendo archivos. Compruebe que los archivos y carpetas incluidos tienen nombres con caracteres permitidos".
Cuando un usuario quiera subir una unidad documental compuesta de este tipo debe indicarlo antes de subir el archivo .zip. Debe seleccionar la opción “estructura flexible”.