Tipo de usuario: archivero y usuario interno
El usuario interno/archivero procederá a la creación de los correspondientes paquetes de información de transferencia (PIT) en los que incluirá aquellos documentos que desea ingresar. El proceso básico para realizar un preingreso es el siguiente:
- El usuario pulsa el enlace Nuevo preingreso que aparece en el margen superior derecho de la figura anterior o pulsa el enlace Preingreso paquetes de información del menú de ingreso:
- Selecciona qué plantilla utilizará para describir la unidad documental simple o compuesta que desea ingresar:
- En el caso de subir un archivo ZIP la plataforma le preguntará si la unidad documental incluye firmas del tipo detached o bien es una estructura libre:
- Una vez subido el contenido, seleccionada la plantilla y, en el caso de un archivo ZIP qué tipo de archivo comprimido es, el usuario debe clicar en envía para proceder al rellenado de los metadatos
- El PIT se crea en la zona de Preingreso para su descripción. Además, la plataforma automáticamente:
- Asocia el ZIP o documento al paquete de preingreso.
- A cada nodo le da el nombre de la carpeta o archivo según corresponda
- Por cada archivo asocia su formato según su extensión
- Presenta un listado de la estructura del PIT al usuario y de los metadatos a rellenar
- Informa, mediante un icono, si los metadatos obligatorios de cada nodo de metadatos están informados o no.
- El estado del preingreso es “preingreso incompleto” puesto que no se han informado todos los metadatos obligatorios.
- El siguiente paso es rellenar los metadatos de las diferentes unidades clicando en Edita/consulta metadatos . El sistema presenta un formulario de metadatos con los campos a rellenar. Los campos obligatorios aparecen marcados con un asterisco. Una vez cumplimentados todos los metadatos hay que clicar en el botón “guardar” para guardar los cambios.
- En el caso de las unidades documentales compuestas, una vez cumplimentados sus metadatos, la plataforma permite rellenar automáticamente los metadatos de las unidades documentales simples que la conforman clicando en el enlace rellenado metadatos. Si no se desea utilizar esta opción, el usuario puede rellenar manualmente los metadatos clicando en el enlace correspondiente a cada unidad documental simple.
- En ese momento el preingreso queda en el estado “preingreso autorizado” y ya se puede proceder a su ingreso. La tarea de ingresar sólo la puede realizar el archivero.
Los paquetes de información de transferencia que han generado los usuarios internos permanecerán en el área de preingreso (siempre y cuando su estado sea “preingreso autorizado”) a la espera de que
el archivero correspondiente proceda a su ingreso definitivo. 