Cuando se realiza un ingreso, la plataforma comprueba si el paquete de información ya existe (control de unicidad). En caso de ser así, se rechazará el ingreso. El objetivo, por tanto, es evitar la duplicidad de paquetes ingresados en iArxiu a la misma pareja entidad/fondo independientemente de quien lo ingrese.
Para averiguar si un paquete está ya ingresado, no se analiza el contenido completo de los paquetes sino sus metadatos. Se ha implementado un mecanismo de generación de una marca identificativa única (hash) por paquete, que se obtiene a partir de ciertos metadatos del paquete.
Los criterios para decidir la marca de unicidad de los paquetes de información son los siguientes:
Unidades documentales compuestas
Para comprobar la unicidad de las unidades documentales compuestas se comprueban los siguientes metadatos del expediente:
- Código de referencia
- Código de clasificación
- Número de expediente
- Fecha de apertura de expediente
- Fecha de cierre expediente
- Unidad productora (puede no venir informado, si está utilizando)
Unidades documentales simples
Para comprobar la unicidad de los documentos solos, que se transfieren sin formar parte de una unidad documental compuesta se comprueban los siguientes metadatos:
- Código de referencia
- Código de clasificación
- Título
- Fecha de creación
Cuando se intenta ingresar un paquete de información que ya ha sido ingresado anteriormente aparece el siguiente mensaje de error en la web:
