Tipo de usuario: administrador de ente, de fondo y archivero
Los registros de acciones incluye las trazas documentales de las operaciones más comunes realizadas en la plataforma iARCHIVO por los diferentes usuarios con el fin de dejar constancia y traza de estos eventos, a efectos de auditoría.
Estos registros de acciones son generados automáticamente por la plataforma iARCHIVO y los tipos de eventos/acciones registrados son los siguientes:
- Ingreso
- Migración
- Sellado
- Consistencia
- Transferencia
- Eliminación:
- Eliminación total
- Eliminación parcial
- Vaciado selectivo
- Muestreo cronológico
- Eliminación de binarios
- Restauración
- Conservación
- Importación
Nota:
El administrador de ente sólo puede consultar las acciones de su ente y de sus fondos vinculados
El administrador de fondos y archivero sólo puede consultar las acciones del fondo que está gestionando
Consulta del registro de acciones
Cuando el usuario administrador realiza una consulta del registro de acciones, el sistema le muestra en forma de tabla todas las operaciones realizadas sobre los PIA, hasta un máximo de 1000 acciones. De superar este máximo, la plataforma mostraría las 1000 acciones más recientes.
Si se quiere consultar el detalle de cada una de las acciones sólo hace falta clicar en “id.acción”, “Usuario” y/o “id.Paquete”
Filtrar o buscar acciones
Para facilitar las búsquedas, los administradores pueden realizar un filtrado clicando en “Filtra”
Los campos a buscar son los siguientes
- Ente y fondo documental
- Serie documental
- Identificador del PIA
- Datos del propio PIT: número expediente, fecha de apertura, fecha de cierre, nombre productor, unidad productora
- Acción:
- Ingreso, migración sellado, consistencia, transferencia, eliminación, restauración, conservación o importación
- Por la acción de eliminación se permite seleccionar el subtipo de acción: total, parcial, vaciado selectivo, muestreo cronológico, o eliminación de binarios
- La fecha de la acción
- Usuario
- Identificador de política
- Resultado de la acción: correcto o incorrecto
Generación listado del registro de acciones
Desde la lista de resultados, el administrador tiene la posibilidad de crear un informe en formato Excel. Éste se genera en el momento de pedirlo y se descarga en el navegador del cliente. Los datos que se muestran son los que se muestran en la lista más los específicos del PIA:
