Las políticas de retención y disposición determinan el período de tiempo que los PIA deben permanecer en la plataforma (período de retención) en función de sus valores y asegurar su disposición correspondiente: eliminación total, eliminación parcial (muestreo numérico, vaciado selectivo, muestreo cronológico, eliminación de archivos y conservación metadatos), conservación permanente y transferencia.
Por retención se entiende el período de tiempo durante el cual un determinado PIA debe ser almacenado o archivado en la plataforma.
Por disposición, es necesario entender aquellos procesos asociados con la determinación de su destino, es decir, qué acciones pueden pasar en la fecha especificada en la política:
- Eliminación total: esta política eliminará el paquete con el identificador indicado o todos los paquetes de la serie documental indicada.
- Eliminación parcial por muestreo numérico: esta política también se ejecuta en los paquetes en función de ciertas fechas del paquete, y el archivero puede optar por informar un rango de fechas o un tiempo pasado a partir de cierta fecha. En ese caso se solicitará el % de paquetes a conservar. Una vez indicado, la plataforma creará la lista de elementos a eliminar cogiendo identificadores de forma aleatoria entre los que cumplen las condiciones iniciales.
- Eliminación parcial por vaciado selectivo: esta política elimina todos los documentos que forman parte de un PIA que tienen informado en el campo “documento esencial” el valor “No”. Si un expediente se queda sin ningún documento, se elimina el expediente y todo el PIA. Los expedientes que no informen si un documento es o no esencial, no quedarán afectados por la política.
- Eliminación parcial por muestreo cronológico: esta política permitirá informar a las terminaciones de año sobre las que aplicará la conservación. Se introducen las terminaciones, en caso de que sean varias, separadas por comas. Por ejemplo: 5, 7, 8, conservará los paquetes creados en los años terminados en 5, 7 y 8 y eliminará el resto.
- Eliminación de archivos: esta política de retención permitirá eliminar los binarios (todos los del paquete) manteniendo los metadatos. Para el caso de expedientes, el usuario podrá escoger si desea eliminar también los metadatos del documento asociado. En caso de documentos independientes, siempre se conservarían los metadatos.
- Conservación permanente: esta política no realiza ninguna acción sobre los paquetes, por lo que no serán eliminados ni transferidos los paquetes de la serie indicada.
- Transferencia: la transferencia está limitada a transferencias de paquetes de una instancia de iArchivo a la misma. Los únicos datos adicionales a pedir son el ente y el fondo destinatario. En el momento que se ejecuta esta política, iArchivo realizará las siguientes acciones con los paquetes:
- El sistema comprueba la consistencia del paquete a transferir
- El sistema cambia los metadatos de fondo y entes a los que constan en la política
- Cambia el histórico añadiendo la operación de transferencia realizada y los cambios realizados en los metadatos
- Resella el paquete
