Tipo de usuario: administrador de fondos
El editor de plantillas nos permite crear archivos XML que tienen la función de establecer un patrón y normalizar la acción de describir los paquetes de información de transferencia, ya sean estos expedientes electrónicos o documentos electrónicos, que se desea ingresar en la plataforma y requerir la información de los metadatos necesarios para la correcta gestión y preservación de los mismos.
La función de las plantillas es la siguiente:
- describir la estructura del paquete de información, que puede ser:
- expediente flexible (que puede incluir de 1 an documentos y en la que es obligatorio informar metadatos a nivel de expediente y de documento)
- expediente flexible básico (que puede incluir de 1 an documentos y en la que sólo es necesario informar a los metadatos a nivel de expediente)
- expediente rígido (que incluye un número exacto de documentos y en la que es obligatorio informar metadatos a nivel de expediente y de documento)
- expediente rígido básico (que incluye un número exacto de documentos y que sólo es necesario informar a los metadatos a nivel de expediente)
- un solo documento
- establecer qué vocabularios de metadatos se utilizan para describir el paquete de información y;
- limitar los formatos de archivos aceptados.
La herramienta nos permitirá crear una plantilla desde cero, o cargar una para poder modificarla.
Para crear una plantilla, es necesario ir a la pestaña “Administración” y clicar en “Creación plantillas”
Lo primero que debe hacerse es indicar el nombre de la plantilla y seleccionar qué tipo de plantilla se quiere crear:
- documento (para documentos solos)
- expediente rígido (por expedientes que incluyen un número exacto de documentos y en la que es obligatorio informar metadatos a nivel de expediente y de documento)
- expediente flexible (por expedientes que incluyen de 1 an documentos y en la que es obligatorio informar metadatos a nivel de expediente y de documento)
- expediente rígido básico (por expedientes que incluyen un número exacto de documentos y que sólo es necesario informar a los metadatos a nivel de expediente)
- expediente flexible básico (por expedientes que incluyen de 1 an documentos y en la que sólo es necesario informar a los metadatos a nivel de expediente)
En caso de seleccionar el tipo de plantilla “expediente rígido” o “expediente rígido básico” se habilita el campo “número de documentos” para informar el número de documentos que forman parte del expediente.
Una vez dado el nombre y definido el tipo de plantilla, ya se puede pasar a personalizar, en su caso, la plantilla:
- Niveles de plantilla que permite seleccionar qué vocabularios de metadatos adicionales se quieren utilizar para describir, ya sea por el nivel documento y/o expediente
- Vocabularios que permite personalizar los elementos o campos de los distintos vocabularios que se utilizarán en la plantilla
- Formatos de archivos que permite restringir cuáles son los formatos de los archivos aceptados al hacer un ingreso.
En caso de que no se quiera personalizar ningún elemento más de plantilla, hay que clicar en “guardar plantilla” y guardar el archivo XML que se crea en local. Posteriormente, será necesario subir la plantilla utilizando la funcionalidad “administración de plantillas”.
Ejemplo personalización plantillas
Si lo que se pretende es personalizar los elementos de metadatos para incluir valores por defecto, lista de valores, etc. sólo hace falta clicar el botón “Vocabularis” y en la siguiente pantalla se puede indicar si el vocabulario de metadatos será indexado o no (para realizar las búsquedas) o bien personalizar sus elementos de metadatos con el objetivo de facilitar el cumplimentado de estos cuando se utilice la plantilla para describir el PIT.
El usuario por cada vocabulario puede:
- Indicar si quiere que el vocabulario sea indexado o no por el motor de búsquedas de la plataforma, clicando el botón “indexa/no indexa”
- Personalizar los diferentes elementos/metadatos del vocabulario.
En la columna “Elementos/metadatos personalizados” aparecen los elementos que de alguna forma el administrador ha querido particularizar o restringir.
Para personalizar los elementos de metadatos, es necesario seleccionar el vocabulario y clicar en el botón “Personaliza vocabulario”. En la siguiente pantalla, aparece un desplegable con todos los elementos de metadatos del vocabulario y se puede indicar su consignación (opcional/obligatorio) y el tipo de datos del elemento (valor prefijado, uno por defecto o se compone de una lista de valor).
Una vez establecida la particularización del elemento, éste aparece en la lista de elementos de vocabularios personalizados:
Es necesario repetir el mismo procedimiento por cada uno de los elementos de metadatos que se quiere personalizar. Una vez terminado hace falta clicar en el botón “Vuelve” para poder guardar la plantilla o bien personalizar otras opciones de la plantilla (niveles o formatos de los archivos).