Tipo de usuario: administrador de ente, de fondo y archivero
El registro de accesos incluye el historial de las consultas realizadas en los documentos/paquetes que se encuentran archivados en la plataforma.
Nota:
El administrador de ente sólo puede consultar las acciones de su ente y de sus fondos vinculados
El administrador de fondos y archivero sólo puede consultar las acciones del fondo que está gestionando
Consulta del registro de accesos
Cuando el usuario realiza una consulta del registro de accesos el sistema le muestra en forma de tabla todas las operaciones de consulta realizadas sobre los PIA, hasta un máximo de 1000 accesos. De superar este máximo, la plataforma mostraría las 1000 acciones más recientes.
En concreto, los datos que se registran son los siguientes:
- Identificador acceso
- Usuario/aplicación que ha accedido al recurso. Incluye los datos básicos extraídos del certificado digital con el que se ha autenticado en la plataforma. En el caso de personas físicas se captura el nombre, apellidos y número identificativo. En el caso de las aplicaciones de confianza captura el nombre de la misma.
- Fecha del acceso/consulta
- Acción realizada. Éstas pueden ser:
- Consulta PIA
- Descarga
- Generación copia auténtica
- Conversión online de documentos
- Descarga informe de evidencia
- Identificador del archivo consultado
- Nombre del archivo consultado
- Nos/archivo donde se encuentra custodiado el documento
- Fondo documental donde se encuentra custodiado el documento
Filtrar o buscar registros de accesos
Para facilitar las búsquedas, los administradores pueden realizar un filtrado clicando en “Filtra”
Se puede observar que existen filtros por:
- Identificador:
- De acción
- De paquete de información
- Acción:
- Consulta PIA, descarga, generación copia auténtica, conversión online de documentos y descarga informe de evidencia
- Identificador del archivo
- Nombre del archivo
- Usuario
- La fecha de la acción
Generación listado del registro de acciones
Desde la lista de resultados, el usuario tiene la posibilidad de crear un informe en formato Excel. Éste se genera en el momento de pedirlo y se descarga en el navegador del cliente.
