Tipo de usuario: archivero
Las políticas de retención y disposición determinan el período de tiempo que los PIA deben permanecer en la plataforma (período de retención) en función de sus valores y asegurar su disposición correspondiente: eliminación total, eliminación parcial (muestreo numérico, vaciado selectivo, muestreo cronológico, eliminación de archivos y conservación metadatos), conservación permanente y transferencia.
Por retención se entiende el período de tiempo durante el cual un determinado PIA debe ser almacenado o archivado en la plataforma.
Por disposición , es necesario entender aquellos procesos asociados con la determinación de su destino, es decir, qué acciones pueden pasar en la fecha especificada en la política: la transferencia, la eliminación o la conservación de los PIA.
Estas políticas de retención y disposición permiten al archivero predeterminar, de forma congruente con la legislación vigente sobre gestión de archivos y documentos (Ley 10/2001 y TAAD), los factores de conservación aplicables a un determinado PIA o conjunto de PIA .
Alta política de disposición
Para dar de alta una nueva política el usuario debe clicar en “Añadir nueva política” dentro del apartado de “Gestión políticas de disposición” de la pestaña “Administración”.
Los campos a informar son los siguientes:
- Datos identificativos:
- Serie documental (desplegable con las series dadas de alta)
- Identificador del PIA
- Datos descriptivos:
- Nombre de la política
- Descripción de la política
- Código TAAD, título TAAD, publicación orden en el DOGC y Resolución de la CNAATD
- Motivo de la política y correo electrónico al que se notificará cuando se vaya a proceder a la ejecución de la política (se pueden añadir más de una dirección de correo electrónico separándolas mediante una coma)
- Acción a realizar. Una de las siguientes:
- Eliminación total
- Eliminación parcial (se indica porcentaje de conservación)
- Eliminación parcial por vaciado selectivo (eliminará los documentos no esenciales)
- Eliminación parcial por muestreo cronológico (se indica la terminación del año de creación de los documentos a conservar)
- Eliminación de archivos (sólo elimina binarios)
- Conservación permanente
- Transferencia (se indica entes y fondos destinatarios)
- Pendiente de revisión
- Condiciones de acciones:
- Que la fecha de apertura o cierre esté entre unas fechas o bien
- Periodo de retención a contar a partir de los valores del campo fecha apertura/cierre
- Ejecución de la política:
- Fecha de inicio de ejecución.
- Frecuencia de ejecución (en años, meses o días)
Una vez cumplimentados todos los datos la política se ha creado correctamente:
Modificación política
La modificación de una política permite al archivero modificar algunos los datos de una política.
Activación/desactivación política
La activación/desactivación de políticas permite al archivero arrancar o parar una determinada política. Las políticas activas crean las tareas y operaciones correspondientes, y las políticas inactivas no ejecutan ninguna acción, pero pueden consultarse sus datos.
Consulta ejecuciones
La consulta de ejecuciones y resultados permite al archivero ver cuáles han sido las ejecuciones de la política, ordenadas de más reciente a más antigua. Para consultar qué PIA se han visto afectado por la aplicación de la política es necesario consultar el registro de acciones.
Los datos que se muestran en la consulta por cada una de las ejecuciones de la política son los siguientes:
- Hora de inicio de la ejecución
- Hora de finalización de la ejecución
- Resultado de ejecución. Los estados posibles son:
- Correcto
- Error
- Ejecución en curso
- Número de paquetes afectados o tratados durante la ejecución
Eliminación política
Esta opción le permite eliminar una política.